Je team holt van de ene meeting naar de andere, met hun hoofd zitten ze vast nog bij de actiepunten van de vorige meeting, of zijn ze zelfs al bezig met de voorbereiding van de volgende vergadering. Maar hé, deze meeting is ook belangrijk. Hoe krijg je de focus van je team, zodat je meeting het gewenste doel ook effectief bereikt?
Goede vergaderingen zijn moeilijk te verkrijgen. Nog erger dan een slechte vergadering is het hebben van een slechte vergadering die goed had kunnen zijn – maar de kans ontglipte. De onderwerpen die tijdens vergaderingen worden besproken, raken op de achtergrond en verliezen de aandacht van het team. Hoe kun je de aandacht van jouw team tijdens vergaderingen vasthouden?
- Stel een duidelijke agenda op met timings per onderwerp en zorg dat iedereen in het team die begrijpt
- Deel de doelstellingen van de vergadering op voorhand en vraag om alvast input te noteren. Duid indien nodig een verantwoordelijke per onderwerp aan
- Respecteer de timing van je meeting en de agendapunten, haal agendapunten die meer tijd vereisen uit de meeting en verplaats ze naar een ander moment
- Zet mobiele apparaten en laptops uit zodat de aandacht niet kan afdwalen naar inkomende mails, berichten of telefoontjes
- Zorg dat er voldoende gezonde snacks beschikbaar zijn voordat de vergadering begint
Takeaway: Mensen blijven betrokken bij vergaderingen als ze weten wat er van hen verwacht wordt
Vergaderingen kunnen een enorme tijdverspiller zijn. Zoals veel ondernemers zit je krap in je tijd en probeer je dingen gedaan te krijgen. Het probleem is dat vergaderingen een vaak over het hoofd gezien aspect van zakendoen zijn, die niet alleen een aanzienlijk deel van je agenda in beslag nemen, maar, indien efficiënt georganiseerd, ook bijdragen aan je resultaat.
